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Bedarfsplanung und Vorbereitung

Grundstein der erfolgreichen Projektierung ist eine gute Vorbereitung. Die Projektvorbereitung ist sozusagen die „Leistungsphase 0“.

Die Bedarfsplanung ist in DIN 18205 geregelt. Der Bedarfsplan stellt zu jedem beliebigen Zeitpunkt die wesentlichen Bedürfnisse, Ziele und Mittel des Bauherrn und Nutzers sowie die Rahmenbedingungen des Projektes und alle Anforderungen an den Entwurf dar. Die in der Bedarfsplanung ermittelten Rahmenbedingungen und Anforderungen sollten unter anderem durch folgende Studien verifiziert werden:

  • Machbarkeitsstudie
    Ermitteln, ob die Realisierung des geplanten Projektes vor dem Hintergrund der zur Verfügung stehenden finanziellen, personellen und technischen Ressourcen möglich ist, oder ob Anpassungsmaßnahmen erforderlich sind
  • Risikostudie mit Bewertung
    Ermitteln der für das Projekt kritischen Erfolgsfaktoren. Hierbei handelt es sich um Faktoren, bei denen Probleme oder Verzögerungen zu einer Gefährdung des Projektes führen können, oder die das Projekt an sich in Frage stellen
  • Stakeholder Analyse
    Ermitteln aller vom Projekt betroffenen Personen, deren Einfluss auf das Projekt im Positiven und Negativen, sowie deren Macht, auf das Projekt einzuwirken. Maßnahmenentwicklung zum Umgang mit Stakeholdern.
  • Organisationsentwicklung
    Anordnungen und Regelungen, durch welche festgelegt wird, wie die Verteilung der zur Durchführung eines Projektes erforderlichen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen auf Projektmitarbeiter erfolgt.

Kick-Off-Meetings

Wesentliche Elemente

  • Einführung in das Projekt, Überblick über Projektziele und -aufgaben
  • Teambildungsmaßnahmen
  • Festlegung der Organisationsform sowie der Informations- und Kommunikationswege
  • Klärung der Vorgehensweise, der Aufgaben und Verantwortlichen
  • Klärung offener Fragen

 

Projektplanung

Wesentliche Elemente

  • Erstellen einer Ablaufplanung
  • Formulieren möglicher Handlungsalternativen
  • Erstellen einer Kosten-Nutzen-Analyse
  • Erstellen einer Nutzwertanalyse
  • Personalplanung: Welche Personen sind für welche Aufgaben zuständig
  • Terminplanung: Bis zu welchem Termin müssen welche Aufgaben abgewickelt werden? (Meilensteintechnik)
  • Ressourcenplanung: Welche technischen Ressourcen sind für die Abwicklung welcher Aufgabe erforderlich?
  • Kostenplanung: Welche Kosten fallen bei welchen Aufgaben an?
  • Qualitätsplanung: Welche Qualitätsvorgaben sind erforderlich?
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Mitarbeiterführung

Motivation der Projektmitarbeiter durch Kommunikation und wirksame Zusammenarbeit.  

Wesentliche Elemente

  • Koordination und Moderation der Mitarbeiter
  • Koordination virtueller Projektarbeit
  • Konfliktmanagement (Konfliktvermeidung und Konflikthandhabung) 

 

Steuerung und Controlling

Koordination und Steuerung der durch den Projektplan vorgegebenen Projektaufgaben.

Wesentliche Elemente

  • Überwachung des Projektverlaufs und die Steuerung des Projektablaufs mit dem Ziel einer planmäßigen Abwicklung des Projektes
  • Inhaltliche Leistungsüberwachung
  • Terminüberwachung
  • Kostenüberwachung
  • Durchführung von Abweichungsanalysen und Klärung der Ursachen
  • Entwickeln von Gegensteuerungsmaßnahmen, um den analysierten Abweichungen entgegenzuwirken
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Projektabschluss

Wesentliche Elemente

  • Projektübergabe und -endabnahme
  • Projektabschlussbericht
  • Projektauflösung 
 
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